LA VIDEOCONFERENCIA

La videoconferencia es una herramienta de comunicación usualmente utilizada pues permite que haya una interacción visual, auditiva y verbal entre personas distantes, desde cualquier lugar, con equipos compatibles que envían señales sobre diferentes canales de transmisión. Es una evolución de la invención del teléfono que había sido soñada en el siglo XIX y que se ha desarrollado desde los años 60, llegando a los dispositivos que ahora conocemos.
De acuerdo a la forma en que se va a conectar la videoconferencias se distinguen las comunicaciones grupales en que se encuentra una persona que desarrolla la reunión, y las personas de las sedes que participan en ella, son interconectadas por una Unidad de Control Multipunto de Telefónica; y las comunicaciones individuales que la persona que desea comunicarse se encuentra en su domicilio o centro de trabajo, y se interconecta con las personas con quienes va a interactuar.
El soporte necesario para una videoconferencia es un sistema de transmisión de la comunicación ya sea por banda ancha, CODEC, MODEM, recepción por satélite. La velocidad con que sea transmitida la información depende de la calidad del sistema y permitirá que haya menor o mayor calidad en la recepción del sonido y la imagen de la videoconferencia.
Cualquiera que sea el lugar desde donde se emita y reciba una videoconferencia, es preciso contar con los siguientes equipos básicos:
1. Una o varias cámaras de televisión que estén conectadas al sistema de transmisión y estratégicamente posicionadas para no perder detalle del conferencista ni los asistentes.
2. Control de la cámara (ya sea infrarrojo o remoto).
3. Monitores de televisión o proyector de pantalla.
4. Micrófonos (omnidireccionales, inalámbricos).
5. Equipo complementario (cámara de documentos, computador, videograbadora, tablero electrónico).
Es necesario tener en cuenta los siguientes aspectos:
· Tener en cuenta el número de participantes para solicitar una sala de juntas – en el caso de un grupo pequeño- o adecuar una sala para un grupo que exceda de 15 personas.
· El espacio debe contar con una iluminación adecuada para evitar sombras en la cara de los participantes y distorsiones de color. Igualmente debe cuidarse la acústica y los ruidos externos.
· En cuanto a la presentación personal de los participantes, se debe evitar los colores blanco, negro y azul oscuro, los estampados y telas y accesorios grandes o que hagan ruido, maquillaje oscuro. Se recomienda un peinado que no caiga sobre la cara.
· Es preciso acostumbrarse a mirar la cámara para entablar una comunicación visual con los asistentes a la videoconferencia de otras localidades y para no olvidar a los asistentes que se encuentran presentes en al sala. Debe evitarse el movimiento exagerado de las manos.
En el SENA se cuenta con toda la logística y equipos para realizar cualquier tipo de videoconferencia para solicitarla realice los siguientes pasos:
Se hace la solicitud ingresando por esta dirección inicialmente http//190.69.1.14/. Allí se encuentra un formato que tiene básicamente cuatro niveles de preguntas:
La primera es información general, donde se solicita información respecto a: Tipo de asunto, conferencista, descripción general y documentos e imágenes que se presentarán.
La segunda es la información respecto a horarios, donde hay opciones como colocar las fechas y horas de las conferencias.
Una tercera parte que es donde se puede indicar si la conferencia será pública o privada; si es privada, tiene la opción de contestar si es abierta o cerrada para un grupo en especial. Además, aquí tiene la opción de solicitar la grabación de la videoconferencia.
Una cuarta parte donde puede escoger a quiénes quiere invitar, agregando salas o grupos especiales internos o externos.
¿Cómo se participa?
Desde los diferentes lugares donde estén las salas de videoconferencias y de manera personal por medio de su computador en la casa. Si está participando desde el SENA, podrá hacerlo activamente con sugerencias o comentarios. Si participa desde su hogar, sólo podrá ser un participante pasivo. Van a dar códigos especiales a las personas para que puedan acceder a estas conferencias.

¿Cómo se ve desde un computador?
Normal, sin embargo, sólo se participa de forma pasiva. Es necesario tener la dirección IP y los códigos de autorización (usuario y contraseña).